Em toda história há protagonistas e coadjuvantes, num processo de transformação e inovação não é diferente.

Nos próximos textos desta coluna traremos os protagonistas do processo de transformação e inovação de uma empresa, personagens tão ricos e especiais quanto os de um bom filme.

Estamos falando de 4 protagonistas em especial: o patrocinador, o consultor (facilitador); o líder; e o colaborador. Cada um destes tem papel fundamental na transformação e inovação, e embora processos como estes também envolvem outros stakeholders, tais como, família empresária, cliente, fornecedores, sociedade e governo estes podem ser colocados na categoria de coadjuvantes.

Não se pode dizer que nenhum deles é mais ou menos importante que o outro, pois cada um tem sua função específica no processo, seja no êxito, mas principalmente no fracasso, uma vez que este último, infelizmente, é o roteiro mais comum.

Outro aspecto importante na relação entre estes protagonistas é o fato que a falha ou ineficácia de um não pode ser compensada pelos outros.

O patrocinador

Embora todos sejam importantes e insubstituíveis, começamos esta sequência de artigos referindo-nos ao patrocinador, por ter um papel fundamental, pois muitos processos de transformação e inovação falham porque não terem sido iniciados por ele.

Patrocinador é aquele que irá assumir os riscos do processo de transformação ou inovação, que pode ser o dono ou CEO da empresa, como é de se esperar, mas também pode ser um diretor, ou até um gerente, desde que a esse tenha autonomia para iniciar este tipo de ações.

Dificilmente esta função é ocupada por um cargo inferior a estes numa companhia, pois para estar na posição do patrocinador é necessário que se tenha a responsabilidade de um orçamento (budget), e justamente por este motivo é que se torna o responsável pelo retorno do investimento do projeto, sendo, portanto, quem será cobrado pelo resultado financeiro (orçamento) e econômico (retorno sobre o investimento) da transformação ou inovação proposta.

E como já relatamos em inúmeros textos desta coluna, inovar significa correr riscos, e daí surge uma outra característica que define o patrocinador, é ele quem será demitido caso os objetivos financeiros e econômicos do projeto não sejam alcançados. A não ser que tenha uma grande habilidade de transferir esta responsabilidade para outros da equipe, o que muitas vezes acontece no mundo corporativo, apesar de ser antiético e de gerar uma grande sensação de injustiça afetando enormemente o clima organizacional da empresa.

Desta forma, já podemos definir o patrocinador como sendo aquele que em função de cargo ou posição é responsável financeira e economicamente pelo projeto de transformação e inovação da empresa, ou departamento, arriscando-se profissionalmente pela sua realização.

Nesse contexto um dono também se arrisca, pois mesmo que não possa ser demitido, coloca em risco sua capacidade de gerir o patrimônio de sua família, tendo que responder a esta pelo eventual fracasso do projeto.

Uma vez definido, cabe destacar que o patrocinador tem três decisões fundamentais, ais quais não podem ser transferidas a qualquer outro protagonista do processo de transformação e inovação. Trata-se do objetivo, investimento e dos prazos.

Todo projeto se inicia muito mais como um desejo ou um problema a ser resolvido que propriamente com um objetivo claro e preciso a ser alcançado, e é aí que se encontra o primeiro objetivo do patrocinador, definir de forma específica o objetivo do projeto.

Verbos como “melhorar”, “desenvolver” ou “promover” devem ficar longe do objetivo, pois não dão a precisão necessária para ele. Ao invés disso, outras palavras como “aumentar”, “diminuir”, “criar” são mais adequadas para seu fim.

Por exemplo, um objetivo descrito como “melhorar o processo de forma a desenvolver soluções para suas deficiências e assim promover a melhoria contínua”, certamente pode ser utilizado para absolutamente qualquer coisa e não representa desafio algum. Já um objetivo descrito como “diminuir em 10% os erros do processo de vendas, de forma a aumentar em 30% a taxa de conversão de potenciais clientes, de forma a criar uma barreira de entrada para nosso principal concorrente”, é mais claro e preciso, pois dá números e um alvo específico a ser atingido.

Investimento e prazos em qualquer projeto não são tão exatos quanto os objetivos,  pois trata-se de estimativas, que se bem devem buscar ser as mais reais possíveis, praticamente é impossível que um projeto se realize exatamente como foi planejado, sempre haverá decisões a serem tomadas no meio do caminho que permitam que esse investimento e prazo se mantenha dentro de uma variação aceitável, e é esse o papel do patrocinador no que se refere a esses dois itens do projeto.

Para tanto deve-se lembrar que investimento e prazos são inversamente proporcionais num projeto, ou seja, quanto maior um, menor o outro e vice-versa. Isto deve ser sempre levando em conta pelo patrocinador, lembremos que é ele quem corre o risco de carreira e de desempenho do projeto, decidir por maior prazo irá prejudicar o seu retorno, ao passo que decidir por maior investimento irá aumentar sua previsão de orçamento.

Por fim há que se tratar das responsabilidades como patrocinador, que basicamente será a de garantir o resultado esperado sem ser o líder direto do projeto, pois este papel cabe a outro protagonista. Desta forma terá que agir de forma sábia, não apenas em suas decisões sobre o objetivo, investimento e prazos, mas na forma como irá influenciar, incentivar ou premiar o líder do projeto.

Ser um patrocinador depende muito mais de sua posição na empresa que propriamente de sua capacidade técnica ou comportamental para realizar a transformação ou inovação, por isso não é comum que empresários e executivos, embora saibam que devem inovar, delegam essa atividade para algum dos outros protagonistas, como forma de se eximir da sua responsabilidade.

É como ser um príncipe, não tem como escolher estar ou não nesta posição, basta ter nascido de uma rainha. Uma vez que a decisão é de transformar ou inovar, a coroa de patrocinador irá pesar na cabeça daquele que está na posição de dono, CEO, Diretor ou Gerente.

Por isso, muitos projeto falham em seu patrocínio, pois a decisão de inovar, na maioria das vezes é estratégica, ou necessária à sobrevivência do negócio, e independe da decisão de alguém, ou quando não for por este motivo, foi decidida por um dono, ou CEO, e seu patrocínio recai a uma Diretoria ou Gerência.

Como já sabemos, cada um dos protagonistas tem um papel que não pode ser transferido ou compensado por outros, por isso, passar a coroa a qualquer outro também resulta em fracasso do projeto. É nesse momento que entra o segundo ator importante na hora de garantir o processo de transformação e inovação: o consultor, em alguns casos também chamado de facilitador, o qual será tratado no próximo artigo de “Inovação na Prática”.